Die E-Rechnung ab dem 01.01.2025

Ab dem 01.01.2025 tritt in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in Kraft.

Was ist eine E-Rechnung?

Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Geben Sie Ihren Rechnungen die richtige „Struktur“!

Als elektronische Rechnung gilt ab 01.01.2025 nur eine Rechnung, bei der die erforderlichen Rechnungsdaten als strukturierter elektronischer Datensatz in einer XML-Datei vorliegen.

Unstrukturierte Formate stellen - ebenso wie die Papierrechnung - nach dem Gesetz künftig eine sonstige Rechnung dar. Sie dürfen nach Ende der Übergangsfristen nur noch in Ausnahmefällen gestellt werden.

Was sind zulässige Formate?

Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen.

In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet.

XRechnung

Bei der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat.

ZUGFeRD

Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. Ab der Version 2.0.1 erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Umfang der E-Rechnungspflicht

Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Ihre Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie ein land- oder forstwirtschaftliches Unternehmen führen oder umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind.

Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:

  • Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,
  • Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
  • Fahrausweise,
  • Rechnungen an ausländische Unternehmer,
  • Rechnungen an private Endverbraucher.

Beginn der E-Rechnungspflicht

Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen.

Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025. Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:

  • Bis 31.12.2026: Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden.
  • KMU-Erleichterung bis 31.12.2027: Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen abgerechnet werden, vorausgesetzt der Umsatz hat im vorangegangenen Jahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten.
  • Ab 01.01.2028: Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, sind ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln.

Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Bei der Archivierung ist darauf zu achten, dass die E-Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden.

Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein.

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